Článek obsahuje zmínku o partnerovi portálu (DokladBot).
Co je chatové účetnictví?
Chatové účetnictví je jednoduchý koncept: místo instalace účetního programu a klikání ve formulářích komunikujete se svým účetním softwarem přes chat, který už v telefonu máte, typicky WhatsApp. Účtenku vyfotíte a pošlete jako zprávu. Software ji vytěží, navrhne zaúčtování a odpoví vám do stejného chatu. Fakturu vystavíte tak, že napíšete komu a za kolik.
Jde o logický krok ve vývoji, který popisujeme v článku o účetnictví 2.0: nejdřív se účetnictví přesunulo z papíru do počítače, pak do cloudu a mobilu, teď mizí i samotná aplikace a zbývá konverzace.
Jak to funguje v praxi?
Typický průběh u chatových nástrojů vypadá takto:
- Doklad přijde jako fotka. Vyfotíte účtenku u pumpy nebo v železářství a pošlete ji do chatu.
- OCR vytěží údaje. Software přečte částku, datum, dodavatele a DPH.
- Potvrzení zprávou. Nástroj odpoví shrnutím a návrhem kategorie, vy potvrdíte nebo opravíte.
- Data se propíšou do evidence. Doklad je uložený, zaúčtovaný a připravený jako podklad pro daně, případně sdílený s účetní.
Na českém trhu tento přístup nabízí například DokladBot, který přes WhatsApp zpracovává účtenky, vystavuje faktury a hlídá termíny DPH. DokladBot je partnerem portálu. Chatové nebo mobilně-fotkové zadávání dokladů ale není jeho výsada, funkce vytěžování dokladů z fotky nabízejí i další účetní a fakturační nástroje, srovnání celé kategorie najdete na stránce srovnání účetních nástrojů.
Pro koho se chatové účetnictví hodí?
| Profil podnikatele | Hodí se? | Proč |
|---|---|---|
| Řemeslník, sólo OSVČ | Ano | Doklady vznikají v terénu, telefon je vždy po ruce |
| Podnikatel na paušální dani | Ano | Stačí jednoduchá evidence, chat pokryje doklady i faktury |
| Malý e-shop bez skladu | Spíš ano | Jednoduché toky, ale záleží na napojení na platební brány |
| Firma se zaměstnanci a sklady | Spíš ne | Potřebuje skladové hospodářství, mzdy, práva uživatelů |
| Plátce DPH se stovkami dokladů měsíčně | Ne | Objem volá po plnohodnotném účetním systému a účetní |
Obecné pravidlo: čím víc vaše administrativa připomíná „vyfotit doklad a vystavit fakturu", tím lépe chat funguje. Čím víc připomíná podnikový informační systém, tím dřív narazíte na limity.
Na co si dát pozor?
- Kontrola vytěžených dat. Stejně jako u každé automatizace platí, že software navrhuje a podnikatel odpovídá. Podrobně o hranicích automatizace píšeme v článku o chytrém účetnictví pro OSVČ.
- Originály dokladů. Fotka v chatu nezbavuje povinnosti doklady archivovat podle zákonných lhůt. Ověřte si, jak nástroj doklady ukládá a exportuje, a lhůty konzultujte s účetní.
- Závislost na jedné platformě. Chat běží přes WhatsApp nebo jinou službu třetí strany. Zajímejte se, zda jdou data kdykoli exportovat.
- Citlivé údaje. Do chatu posíláte účetní data. Přečtěte si, kde a jak je poskytovatel ukládá.
Jak to souvisí s EET 2.0?
Od 1. 1. 2027 musí podnikatelé přijímající kontaktní platby evidovat tržby online v systému EET 2.0. Chatové účetnictví a evidence tržeb jsou dvě různé věci: chat řeší doklady a faktury, evidence tržeb vyžaduje odeslání datové zprávy finanční správě v okamžiku tržby, ať už přes pokladní software, nebo bezplatnou aplikaci MOJE EET.
Část nástrojů na trhu deklaruje připravenost obě věci propojit, aby tržba i doklad skončily v jednom systému. Při výběru se proto ptejte, jak konkrétní nástroj plánuje evidenci tržeb podporovat, a projděte si náš průvodce přípravou na EET 2.0.
Shrnutí
Chatové účetnictví je reálný trend, ne hračka: pro sólo podnikatele s doklady vznikajícími v terénu odstraňuje hlavní překážku, tedy že se administrativa odkládá, dokud se nenahromadí. Není to ale univerzální řešení. Firmám se složitějšími procesy poslouží klasický účetní software a u všech platí, že poslední kontrola zůstává na člověku. Než si vyberete, srovnejte si celou kategorii nástrojů na /srovnani-uctovani a vyzkoušejte zkušební období na vlastních dokladech.
